Serviciul 02 · Arhiva fizică, pusă în ordine

Prelucrare și ordonare arhivă

Nu ne sperie arhivele dificile. Cu cât situația pare mai complicată, cu atât întrebarea noastră e mai simplă: când ne putem apuca de treabă?

Descrie-ne situația +40 731 986 722

Lucrăm pe arhive de firmă, de instituție sau moștenite, indiferent de starea în care le găsim. Întâi ne uităm cu atenție. Abia apoi propunem un plan, cu etape și costuri pe care le poți urmări.

Când ne suni

Sună-ne dacă

Dacă te regăsești în oricare dintre situațiile de mai jos, discuția merită purtată.

  • Ai documente în mai multe locuri și nimeni nu știe exact ce se află în ele.
  • Ai nevoie de un act vechi, iar căutarea durează zile.
  • Te muți din sediu și trebuie să iei repede o decizie despre arhivă.
  • Ai primit o solicitare oficială și nu găsești documentele cerute.
  • Nu știi ce ai voie să distrugi și ce trebuie păstrat, iar nimeni nu-și asumă răspunsul.
  • Firma intră în lichidare și arhiva trebuie predată corect.

Cum lucrăm

Ce facem, pas cu pas

  1. 01

    Evaluare la fața locului

    Vedem volumul real, starea documentelor și condițiile de depozitare. Fără estimări date din birou.

  2. 02

    Ordonare și constituire

    Grupăm documentele pe creatori, ani și tipuri, apoi constituim unitățile arhivistice.

  3. 03

    Legătorie

    Unitățile arhivistice sunt legate, numerotate și certificate, ca să reziste la manipulare și timp.

  4. 04

    Inventariere

    Fiecare unitate primește descriere, termen de păstrare și loc exact în depozit.

  5. 05

    Selecționare

    Separăm ce trebuie păstrat de ce se poate elimina legal și pregătim documentația aferentă.

  6. 06

    Depozitare și acces

    Așezăm arhiva astfel încât un document să poată fi găsit de oricine, nu doar de noi.

Rezultat

Ce rămâne la tine

Concret, la finalul lucrării.

  • Inventare pe termene de păstrare, tipărite și în format electronic
  • Unități arhivistice legate, numerotate și etichetate
  • Documentația de selecționare și eliminare
  • Arhivă cu poziție fizică identificabilă și o procedură de acces scurtă
  • Nomenclator arhivistic pentru documentele viitoare

Selecția face parte din munca arhivistică. Nu se poate păstra tot — dar nimic cu valoare nu dispare pentru că a fost ascuns într-un teanc de hârtii.

Întrebări

Ce ne întreabă lumea des

Arhiva noastră e într-o stare foarte proastă. O luați așa?

Da. Starea arhivei nu este un motiv de refuz, este primul lucru pe care îl evaluăm. Ne interesează volumul, riscurile și ordinea în care atacăm problema.

Cât durează?

Depinde de volum și de stare. După evaluare îți dăm un interval realist. Când nu știm încă, spunem că nu știm încă și revenim cu un răspuns.

Putem lucra pe etape, cu buget împărțit?

Da. Ritmul, etapele și amploarea se pot adapta. Standardul de lucru nu.

Mai departe

Celelalte servicii

01

Consultanță și diagnostic documentar

Ne spui ce s‑a întâmplat, punem întrebările esențiale și îți spunem ce ai de făcut — chiar dacă răspunsul înseamnă că lucrarea nu o facem noi.

Detalii despre serviciu
03

Extragere date și eliberare documente

Căutăm în arhivă documentul care îți trebuie — adeverință de venituri, de grupă de muncă, un act dintr-un dosar vechi — și ți-l eliberăm în forma cerută de instituție.

Detalii despre serviciu
04

Depozitare fizică

Ținem arhiva ta într-un depozit autorizat de Arhivele Naționale: condiții controlate termic, protecție împotriva prafului și acces doar pe baza solicitării tale.

Detalii despre serviciu

Spune‑ne ce s‑a întâmplat

Nu ai nevoie de o cerere pregătită, de termeni tehnici sau de un buget aprobat. E suficient să descrii situația.

Scrie-ne +40 731 986 722